Value Stream Mapping series (1)

Apakah itu Value Stream Mapping?
www. Businessimprovements.blogspot.com

oleh A. Savuwan

Apakah value stream ?
Sering kali kita mendengar kata “Value”, yang kurang lebih artinya “nilai”, atau dalam produksi bisa kita artikan sebagai “apa yang membuat produk itu bernilai”. Nilai produk itu sendiri yang menentukan bukanlah produsen atau supplier atau bahkan pengamat, namun yang menentukan adalah customer. Dari sini kita harus melihat value produk dari kaca mata customer. apa dan bagaimana kondisi produk yang mereka/customer mau membayar untuk produk tersebut.
Oleh karena itu value stream bisa kita simpulkan sebagai “proses penambahan, perubahan dan pemindahan suatu produk dari material awal sampai menjadi produk sehingga produk tersebut dibutuhkan oleh customer sesuai kebutuhan customer”. Jadi proses adalah suatu langkah transformasi atau transportasi material untuk meningkatkan nilai barang tersebut yang tentunya dibutuhkan customer. Proses bukanlah deretan alat atau mesin produksi melainkan langkah kerja yang terjadi dengan arus informasi untuk mengontrol proses kerja.

Mengapa value stream penting ?

Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan menggambar value stream:
- Melihat proses produksi dari proses awal sampai akhir, dari material dikirim supplier sampai diterima customer.
- Mengetahui seberapa effisien langkah kerja kita, karena semua proses yang kita kerjakan akan dilihat secara customer menginginkan langkah tersebut atau tidak.
- Selain itu juga akan kita review untuk level detail dan qualitas kebutuhan customer terhadap produk kita sehingga kita tidak dibawah atau diatas kualitas yang diinginkan.
- Melihat proses sekara garis besar, sehingga lebih mudah menemukan waste proses.
- Menghindari terjebak dalam keterbatasan data karena detail step by step mesin produksi.
- Dapat melihat secara jelas proses kerja yang tidak ada value added kepada customer. selanjutnya diidentikasi dan dikelompokkan sehingga menghindari kita dari salah pilih.
- Menunjukkan langkah kerja untuk material dan informasi.
- Tools yang sederhana dan quantitatif yang seringkali lebih powerfull dibanding diagram yang kadang menggabungkan value added dengan non value added proses.
- Dapat didigunakan sebagai design awal proses produksi yang diinginkan.

Arus material and Arus informasi
Setiap langkah kerja memerlukan material sebagai benda kerjanya, manusia dan mesin yang mengerjakan dan juga informasi mengenai langkah kerja tersebut. Material akan bergerak dari awal proses menuju proses akhir sehingga produk dapat diterima oleh customer. Informasi bergerak berlawanan arah dengan material, informasi awal sumbernya adalah customer dan diterima proses akhir dan dilanjutkan ke setiap proses secara berantai sampai kepada supplier.


Material flowArus material akan tergambar dalam value stream mapping dan tertulis dengan langkah kerja yang dilakukan bukan nama mesin kerja tersebut. Sehingga orang memahami secara langsung apa yang terjadi pada proses tersebut. Langkah material akan ditunjukkan dengan proses kerja yang terjadi, waktu yang dibutuhkan, jumlah inventory pada masing-masing langkah kerja dan jumlah orang yang dibutuhkan.
Arus informasi berawal dari customer dengan informasi kebutuhan produk tersebut. Secara umum customer memberikan informasi berupa qualitas, quantitas, waktu dan harga. Informasi diterima final proses dan diteruskan ke setiap proses, dalam prakteknya informasi dapat berupa telepon, kertas, kanban, order, dsb.

Pengelompokan produk
Proses produksi kita seringkali saling terkait satu dengan yang lain sehingga tampak complicated. Untuk lebih mengenali masing masing value stream kita perlu lebih fokus melihat proses kerja pada satu produk family terlebih dahulu. Sehingga akan kita peroleh gambar dari supplier material sampai material siap dikirim ke customer dengan tentunya kita memasukkan flow material dan flow informasi dalam gambar tersebut.
Produk family adalah sekelompok proses produksi untuk menghasilkan satu atau beberapa produk dengan proses sama pada setiap langkah produksinya. Penentuan produk family ini sangat bergantung pada level detail kita pengamatan kita dan menghindari terlalu banyak value stream yang diidentifikasi.
Pemilihan produk famili dapat dilakukan dalam beberapa cara, antara lain dengan pemilihan proses paling panjang, jumlah produksi dan seberapa sering kebutuhan customer.



Value stream manager
Penerapan kaizen dalam proses produksi ada dua level, level yang pertama adalah proses kaizen, kaizen ini akan menganalisa proses produksi di level department dan akan mengurangi waste dalam proses produksi. Level yang kedua adalah flow kaizen, disini value stream akan bekerja lebih banyak untuk menganalisa flow produksi secara flow produksi.
Analisa value stream akan sangat efektif digunakan untuk melihat waste yang ada dalam proses produksi kita. Dengan kita melihat proses secara utuh dari ujung ke ujung maka akan diketahui proses yang added value dengan yang tidak. Agar tidak terjebak pada analisa parsial yang hanya melihat dalam satu bagian proses saja atau satu department saja, maka diperlukan koordinator yang dapat masuk dalam semua lini proses produksi.
Seorang Value stream manager dibutuhkan untuk melihat produk family dan menentukan value stream yang ada. Mengingat value stream ini adalah analisa lintas departmental sehingga seringkali tidak ditemukan orang yang responsible, disini posisi value stream manager akan mengkoordinir pelaksanaan analisa value stream dan penerapannya.

Menggunakan value stream map
Value stream map akan menjadi alat komunikasi, bisnis planning dan alat untuk memanage perubahan proses. Dengan bahasa (istilah) yang sederhana dan data yang effisien akan sangat mudah dipahami oleh banyak pihak. Tujuan dilakukannya analisa value stream adalah untuk mendapatkan “future state map”, jika tidak diperlukan hal tersebut maka analisa ini tidak banyak bermanfaat.
Langkah pertama yang dilakukan adalah menentukan “current state map”. Tujuan step pertama ini kita akan memperoleh gambaran besar mengenai langkah-langkah proses dalam satu lembar gambar, sehingga dapat digunakan team sebagai titik awal improvement, sumber inspirasi, mengindikasikan adanya repetitif proses, penumpukan inventori dan bottle neck dalam proses. Cara pembuatan current state map adalah dengan cara mendapatkan informasi dari proses dilapangan dengan walkthrough, diskusi dengan bagian operasi, analisa data, dan lain sebagainya. Pemahaman current state map oleh team akan sangat penting dalam mendesign future state map.
Future state map merupakan gambar proses rencana dimasa depan sesuai dengan idea improvement yang bisa dilakukan. Untuk menggali ide improvement dari team dapat dilakukan dengan berbagai cara, brainstorming dengan team, analisa data inventori, analisa data proses, diskusi dengan expert dan improvement tools yang lainnya. Selanjutnya idea tersebut dimasukkan dalam future state map dalam bentuk starburst dan perubahan flow proses sesuai dengan methoda value stream mapping.
Langkah yang paling utama adalah implementasi ide improvement yang telah tergambar dalam future state map. Proses ini merupakan improvement yang berkelanjutan dari current state map menjadi future state map terwujud.
Referensi
Value stream mapping ini adalah improvement tool yang dapat secara cepat dan ringkas menggambarkan proses saat ini dan sekaligus rencana proses di masa depan. Proses pelaksanaan analisa VSM ini secara umum memerlukan waktu sekitar 4 sampai 5 kali pertemuan. Jangan sampai team terjebak dalam pembahasan detail yang mengakibatkan tema berhenti sedangkan detail tersebut tidak menghasilkan ide apapun, inisitif yang positif dalam menggambar future state map diperlukan sesuai progress implementasinya.


Reff. Learning to see, by Mike Rother, John Stock