Tools untuk mengeliminasi waste (1): 5S (Sorting, Set, Shining, Standard, Sustain)

Artikel oleh: budiman

Setelah bertahun-tahun berkecimpung dalam dunia lean manufacturing, baik itu dengan training atau dengan mendatangkan konsultan, saya menyadari bahwa mereka yang melakukan process lean ini tidak terlalu dipraktekkan dalam pekerjaan sehari-hari mereka.

Artikel ini merupakan artikel berseri tentang bagaimana menghilangkan waste dan mengimpelentasikan lean manufacturing.

Standarisasi dan pengelolaan tempat kerja

Pada dasarnya 5S ini adalah pengelolaan housekeeping yang dilakukan secara teratur.

Kenapa Standarisasi dan pengelolaan tempat kerja harus dilakukan?
Untuk memastikan area kerja tetap bersih dan tertatur secara sistematis,memastikan keselamatan karyawan, dan menyediakan landasan untuk membangun sebuah system yang ramping.

Apa itu 5S?

S pertama adalah Sorting
Memisahkan yang diperlukan dari yang tidak diperlukan
S kedua adalah Set
Rencanakan tempat terbaik untuk men set/menempatkan barang secara teratur
S ketiga Shining
Membersihkan dan mengidentifikasi barang
S keempat Standar
Pembuatan dan penetapan standar untuk kebersihan
S kelima Sustain
Melakukan disiplin untuk memastikan S1 sampai S4 berjalan terus (sustain)

Siapa yang melakukan 5S?
Biasanya dibetuk suatu team sementara untuk memulai dan memonitor pelaksanaan 5S
- Semua kayawan harus ikut terlibat agar sistem ini efektif.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan?
Tergantung area. Masing-masing 'S' hanya memerlukan beberapa jam untuk pertama kali dan beberapa menit per hari per karyawan untuk menjaganya.

Apa manfaat 5S?
Menyediakan struktur dan urutan-urutan untuk pengaturan area kerja, susunan, dan kebersihan. Hal ini bisa dicapai dengan cara:
- Menetapakan satu tim yang mengontrol di masing-masing area kerjanya
- Membantu tim untuk tetap fokus pada penyebab dan penghilangan waste (pemborosan)
- Menetapkan standar housekeeping, gudang, dan komunikasi visual
- Mempersiapkan area kerja untuk pelaksanaan perampingan (lean)
- Memperlihatkan kepada customer bahwa area kerja yang bersih itu penting, dan akan tercermin pada kualitas produk.
- Meningkatkan moral pekerja dengan membuat area kerja yang aman, bersih, dan nyaman untuk bekerja.

Bagaimana melakukannya?

Bentuk tim yang beranggotakan dari berbagai seksi, dan ditetapkan pula area yang dipilih untuk penerapan 5S. Ingat karyawan yang bekerja di area tersebut adalah kunci kesuksesan proyek ini. 5S bisa diguna diseluruh organisasi baik itu di pabrik maupun di kantor.

A. Sorting semuanya dan pisahkan
Pada dasarnya langkah satu ini adalah mengeluarkan barang-barang disuatu area yang tidak digunakan dalam periode waktu tertentu atau barang-barang yang diperkirakan tidak akan pernah digunakan.
a. Tim menetapkan kegunaan suatu area sebagai dasar penetapan barang-barang yang penting pada langkah b.
b. Tim bersepakat terhadap barang-barang yang tidak seharusnya berada diarea yang dipilih.
c. Barang-barang tersebut selanjutnya ditandai (di tagging). Pada tagging misalnya di cantumkan informasi nama, tanggal, lokasi barang, alasan kenapa ditandai.
d. Barang-barang yang sudah ditandai kemudian dipindahkan ke stagging area yaitu tempat dimana keputusan mengenai barang-barang yang ditandai dilakukan)
e. Leader dan atau manager menetapkan pemindahan barang-barang sudah ditandai apakah dikembalikan ke area asalnya, dibuatkan lokasi baru, dibuang, atau diperbaiki.
f. Memulai menetapkan tempat terbaik untuk barang-barang lain yang tersisa.
g. Buat pengumuman seperti buletin board untuk karyawan yang lain memamerkan photo sebelum dan sesudah dilakukan sorting.

B. Set semuanya agar teratur dan set batasan batasannya
Sebuah tempat untuk semua, dan semua dalam tempatnya.
a. Mulai dengan melakukan perencanaan storage, penanandaan lantai, labeling dan mengidentifikasi semuanya.
b. Buat standar dari sebuah area penempatan. Semua barang harus diberi label, sehingga jelas dimana tempat seharusnya barang itu berada.
c. Awasi area tersebut untuk beberapa hari setelah implementasi untuk mendapatkan input atau jika ada masalah.

C. Shine /inspeksi dengan membersihkan
Bersihkan area. Pembersihan yang bagus diperlukan. Tetapi yang paling penting, dari sekarang, adalah pembersihan harus terlihat di form alat dan safety inspection.
Contoh form:
Task Location Who When Material Tools


D. Standarisasi
1. Pada sebuah form seperti contoh diatas, list area yang memerlukan pembersihan/inspeksi secara regular.
2. List juga dalam sheet yang sama frekuensi pembersihan/inspeksi yang dibutuhkan (harian, mingguan, bulanan)
3. Tetapkan siapa yang bertanggung jawab untuk kebersihan suatu area dan waktunya( pertimbangkan untuk merotasi orang yang bertanggung jawab).
4. Tempel skedule permbersihan area(sebaiknya di laminating).
5. Tempel photo sebelum dan sesudah pembersihan.
6. Jadikan photo setelah menjadi standar pembersihan bagi area tersebut.

Contoh list yang ada di form standar untuk inspeksi:

Sudahkah anda sudah membersihkan alat-alat dari debu, lumpur atau oli?
Sudahkan anda mengembalikan alat-alat ke tempatnya?
Sudahkah anda mengembalikan inventory/sisa ke tempatnya?
dll

E. Sustain (keberlanjutan dengan melakukan inspeksi)
1. Merupakan tanggung jawab management untuk menjadikan standar di sett up, inspeksi sesuai standar, perkuat standar.
2. Perkuat standar dengan mengahragai jika standar dipenuhi, koreksi perilaku atau process jika tidak sesuai dengan standar

Kata kunci untuk diingat:
• 5 S harus menjadi bagian dari pekerjaan semua orang
• Semakin bagus anda melakukan S yang pertama, semakin sedikit yang harus anda lakukan di S yang kedua. Jadi jika anda melakukan S yang pertama, lakukan sampai tuntas, jangan terburu-buru.
• Fasilitator dan instruktur 5S yang terlatih harus memimpin project 5S yang pertama kali.
• Photo sebelum dan sesudah harus ditempelditempat yang mudah dilihat.
• Umumkan kesuksesan tersebut untuk meningkatkan kesadaran dan peningkatan yang cepat.
• Role management harus dibuat agar 5S tetap sustain

Lakukan, lakukan dan lakukan

Referensi: terjemahan bebas dari "The lean pocket guide"