Dari teori ke praktek (1)

Artikel oleh : budiman

Setelah diakuisisinya sebagian besar saham perusahaan induk kami oleh perusahaan terbsesar kedua didunia, menjadikan kami mau tidak mau sebagai bagian dari suatu sistem baru dari pemilik kami yang baru.

Terlepas dari dampak negatif yang muncul, ada suatu catatan yang patut menjadi pembelajaran baru bagi kami. Kami sedikit banyak mengetahui sistem kerja mereka, tentu tidak semua hanya sebagian kecil saja. Mereka memiliki suatu departement yang dikhususkan untuk meningkatkan effiesensi di mana-mana, semacam business improvement kalau ditempat lain.

Kami pun dibentuk menjadi suatu tim kecil...
di perusahaan kami atas dasar inisiatif untuk meningkatkan efisensi di tempat kami bekerja saat ini. Tentunya ujung-ujungnya adalah untuk penghematan uang. Mengeluarkan uang lebih sedikit dan mendapat keuntungan sebesar-besarnya. Begitulah hukum ekonomi dari dulu sampai sekarang.

Sebelum kami melakukan pekerjaan kami untuk "mengumpulkan uang" yaitu melakukan identifikasi di semua bagian untuk mencari opportunity-opportunity saving cost, kami dibekali dulu dengan training oleh seorang kanada yang sudah lebih dari 25 tahun berkecimpung di dunia lean system.

Kami dibekali dua tools yang sangat powerful yaitu VSM dan VAFA. VSM adalah kependekan dari Value Stream Mapping sedangkan VAFA adalah kependekan dari Value Added Flow Analysis. Apa itu VSM dan VAFA? Anda bisa mengikuti artikel berseri yang dibuat oleh salah satu anggota kami yaitu Arif Savuwan.
Klik disini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai VSM dan VAFA.

Salah satu flow yang kami analisis adalah main proses dari produksi kami yaitu dari mulai bahan mentah hingga barang jadi, bahkan sampai pengapalan. Memerlukan beberapa pertemuan dengan banyak pihak terkait di masing-masing proses yang dilewatinya dan berjam-jam menganalisis untuk mendapatkan opportunity saving cost pada masing-masing prosesnya.

Proses dimulai dengan menemui masing GM di area masing-masing untuk berdiskui mengenai Value Stream yang ada di departement nya. Sekali lagi apa itu Value Stream, anda dapat mengikuti artikel berseri yang ditulis oleh Arif Savuwan.

Kemudian kami menganalisis masing-masing value stream yang ada dan menentukan value stream mana yang akan kami dalami dan analisis. Kenapa kami lakukan hal ini? Kami diberi waktu tiga bulan sebagai langkah awal untuk mendapatkan saving cost dengan jumlah tertentu dari apa yang kami lakukan, sehingga kami terpaksa harus memilih value stream mana yang kira-kira terdapat opportunity-opportunity untuk mendapatkan saving cost.

Pertemuan selanjutnya kami memanggil manager area dari value stream yang sudah kami pilih.Dalam pertemuan ini kami menggali flow process, value, cycle time, takt time, value added time, non value added time, dan data-data lainnya. Hasilnya adalah apa yang kami sebut dengan Current State Map. Jika istilah-istilah diatas masih asing ditelinga anda, maka saya sarankan anda membaca artikel berseri yang ditulis oleh Arif Savuwan.

Gambar dibawah ini adalah suasana ketikapembuatan Current State Map. Anda akan mengetahui lebih banyak mengenainya pada artikel berikutnya.

Selanjutnya akan saya ceritakan apa yang kami lakukan setelah membuat Current State Map.