Tools untuk mengeliminasi waste (3): Continous Flow

www. Businessimprovements.blogspot.com

oleh budiman

Kenapa harus menggunakannya?
Untuk memindahkan produk dari satu tempat ke tempat lain dalam satu proses secara satu-satu sehingga tidak ada inventory antar proses dan menghilangkan waste.

Siapa yang melakukannya?
Tim lean yang dibentuk akan mendesign dan menggunakan lean tools, namun semua orang akan bertanggung jawab untuk memelihara standar yang ada untuk memastikan continuous flow tetap terjadi.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan?
Bisa satu hari, satu minggu, bahkan berbulan-bulan teragantung kompleksitas dari aliran pekerjaan dan komitmen dari sumberdayanya.

Apa manfaatnya?
1. Mampu memperkecil lead time proses dengan menghilangkan atau meminimalisasi work-in-process inventory.
2. Membuat mudah mengidentifikasi defect/cacat atau masalah sebelum produk sampai ke pelanggan
3. Mampu menjadikan pekerja menjadi handal diberbagai proses, sehingga mudah ditempatkan di bagian proses yang membutuhkan
4. Mampu men utilisasi standar pekerjaan untuk tetap memantain continuous flow meskipun oleh operator yang kurang berpengalaman

Bagaimana cara melakukannya?
1. Set up layout bentuk-U dimanapun jika hal ini memungkinkan. Jika sulit untuk membuat lay out bentuk-U, coba buat layout bentuk-S, lay out bentuk-L atau garis lurus.
2. Lay out seperti diatas diposisikan disebelah proses selanjutnya sehingga continuous flow bisa terjadi.
3. Seimbangkan cycle time dari semua peralatan untuk semua proses
4. Pertimbangkan untuk menggunakan teknologi yang lebih canggih, preventive maintenance, dll.

Kata kunci yang patut diingat
○ Teruslah bekerja untuk memperkecil lead time.
○ Teruslah berkeja untuk memperkecil work-in-process inventory.
○ Bekerjalah mengidentifikasi dan menghilangkan masalah ketika masalah ini muncul.
○ Buat pekerja bisa mengoperasikan beberapa peralatan jika dibutuhkan

Disadur bebas dari The Lean Pocket Guide

Tools untuk mengeliminasi waste (2): Lay out Bentuk-U

Artikel oleh: budiman

Kenapa harus menggunakan bentuk U?
Agar supaya tempat kerja lebih flexible dan effective.

Siapa yang melakukannya?
Tim lean sistem bekerja dengan pekerja.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan?
Dua sampai empat jam untuk membuat plan mendesain layout bentuk-U. Empat jam hingga dua hari untuk pengaturan peralatan, tergantung komplexitas peralatan.

Apa manfaatnya?

1. Memastikan layout yang paling efficient untuk para pekerja
2. Memastikan jarak perpindahan part yang paling dekat
3. Meningkatkan flexibilitas dengan berbagi pekerjaan dengan proses sebelumnya dan secara diagonal dari satu proses ke proses lainnya
4. Merupakan dasar dari proses flow.
5. Menghubungkan proses dengan proses yang memiliki kebutuhan yang sama
6. Mengurangi luas area kerja yang dibutuhkan
7. Membuat flexible dengan menambah dan mengurangi operator sesuai kebutuhan

Bagaimana cara melakukannya?
1. Buatlah gambar layout peralatan dengan arah proses pekerjaan berlawanan dengan arah jarum jam. Pertimbangkan layout dari peralatan untuk masing-masing proses.
2. Posisikan satu peralatan ke peralatan yang melakukan proses selanjutnya sehingga proses one-for-one manufacturing terjadi.
3. Buat variasi skenario gambar untuk untuk berbagai tingkat permintaan produksi(takt time).
○ Hal ini akan memberikan informasi kepada manager berapa orang yang dibutuhkan untuk berbagai takt time yang berbeda.
○ Hal ini juga akan membuat pekerja beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan takt time .
4. Cycle time peralatan yang paling rendah harus ditingkatkan untuk memperkecil keseluruhan takt time. Idealnya keselurahn peralatan memiliki cycle time yang sama.
5. Rencakan bagaimana material akan masuk dan keluar.
6. Gunakan proses otomatisasai hanya jika menyangkut safety dan ergonomic, atau jika cycle time untuk beberapa proses harus ditingkatakan untuk memenuhi takt time.

Pertimbangan lain yang harus diperhatikan
○ Tentukan kebutuhan waktu untuk maintenance tiap hari.
○ Pastikan schedule maintenance dan prosedurenya ditempel ditempat yang mudah terlihat
○ Buat prosedure cepat sehingga memudahkan perubahan produk satu ke produk lainnya
○ Standarkan prosedure perubahan, sehingga semua orang mengerti hal tersebut untuk meminimalkan downtime peralatan.
○ Peralatan dan mejakerja sebaiknya diatas suatu roller/roda sehingga memudahkan arrangement jika dibutuhkan
○ Jangan menggbungkan peralatan secara permanen. Gunakan hose dan flex cable dari langit-langit. Hal ini akan mempercepat pengaturan.
○ Training semua operator untuk bisa melakukan perkerjaan disemua mesin dalan satu sel.

Kata kunci yang patut diingat

○ Jangan mengelompokan mesin bersasrkan type
○ Biasanya peralatan diatur berlawanan arah jarum jam
○ Atur peralatan berdasarkan urutan proses pekerjaan
○ Design satu sel tersebut shingga operator bekerja secara berdiri dan cukup ruang untuk operator-operator yang lain. Review langkah-langkah dalam proses untuk menghilangkan handling terhadap material sisa.
○ Pastikan jika ada defect/barang cacat akan terdeteksi dengan cepat.
○ Pastikan emua operator bisa mengoperasikan seluruh peralatan dalam sel.

Disadur bebas dari The Lean Pocket Guide

Value Stream Mapping series (3): Persiapan Current State Map

www. Businessimprovements.blogspot.com

oleh A. Savuwan

Current state map ini adalah gambaran kondisi operasi yang terjadi pada proses saat ini, seperti dijelaskan pada series sebelumnya “ Apa itu Value Stream Mapping”, current state map akan menjadi gambaran besar, dan tidak akan menceritakan detail proses dari setiap proses. Current state map akan menggambarkan seluruh proses dari awal hingga akhir, sehingga kita memahami proses produksinya dan sumber inisiatif improvement.

Pengamatan Langsung Jalur Produksi



Pembuatan current state map dimulai dengan beberapa hal yang sederhana untuk memahami bagaimana kondisi lapangan berjalan dan sumber inisiatif yang mucul. Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam pengamatan ini, anatara lain:
- Melakukan pengamatan dari ujung awal proses sampai dengan akhir proses.
- Membuat catatan sederhana pada setiap proses dan item kritikal pada masing masing proses.
- Membawa stopwatch, sehingga anda dapat melakukan recheck cycle time pada proses, random check sebagai konfirmasi terhadapa data dan pada spesifik proses yang menurut anda “menarik”.
- Menanyakan langsung atau diskusi singkat diarea proses untuk memastikan pemahaman anda pada proses.
- Menggambarkan secara sederhana step by step proses sebagai draft.

Simbol dan informasi
VSM map memiliki simbol tersendiri dalam menggambarkan proses yang terjadi. Simbol ini akan menjelaskan proses yang terjadi dan informasi penting yang ada dalam proses tersebut. Terdapat beberapa simbol yang digunakan:


Simbol Keterangan

Supplier, Customer box.

Keduanya merupakan ujung dari proses, supplier ada di ujung awal dan customer di ujung akhir.





Data box


Berisi kumpulan informasi kunci mengenai kebutuhan customer dan kemampuan supplier.
Data box diletakkan dibawah customer box dan supplier box untuk menjelaskan informasi masing masing supplier dan customer.


Process


Box ini memberi informasi proses yang terjadi pada material tersebut. Proses dituliskan sebagai proses yang dilakukan pada material tersebut, nama mesin ataupun diskripsi lainnya yang menjelaskan apa yeng terjadi pada material tersebut dapat ditulis dibawahnya.
Box ini juga dituliskan jumlah manpower yang mengerjakan proses ini.

Inventory pile

Tanda ini adalah untuk menunjukkan adanya penyimpanan material. Material yang disimpan dapat berupa finish good, material yang akan diproses ataupun barang reject.



Supermarket

Adalah sangat mirip dengan inventory, hanya pada supermarket, digambarkan dalam bentuk rak di supermarket. Inventory type ini jumlah material yang disimpan dikontrol dengan tepat. Dengan menentukan batas bawah dan batas atasnya.
Pada supermarket juga ditentukan berapa jumlah yang optimal untuk mengisi dari rak tersebut (lot size).

Information box

Box ini berisi data bagaimana informasi disampaikan, seringkali berupa jadual.

Kanban card


Adalah kartu kontrol produksi yang digunakan jika line produksi tersebut sudah menerapkan system tarik. Kartu ini akan berisi informasi material apa yang dibutuhkan, jumlahnya dan waktu kapan diperlukan.

See

Tanda yang diartikan adanya proses untuk secara visula melakukan pengechekan pada material. Pengecheck ini ditujukan untuk menghitung inventory, dan signal untuk pengisian kembali.

Dorong

Adalah indikasi arus barang yang menunjukkan proses akan mendorong semua yang dihasilkan kepada proses berikutnya apapun yang terjadi, sehingga proses berikutnya akan selalu mengikuti proses ini.

Flow

Indikasi untuk proes yang benar benar mengalir lancar seperti halnya air didalam pipa.


Tarik.

Adalah indikasi bahwa proses hanya akan mengambil material jika proses tersebut membutuhkan. Proses akan mengambil dari finish good proses sebelumnya.
Pada system tarik, hanya akan mengambil dari inventory yang terkontrol jumlahnya (supermarket).

Kebutuhan data
Seringkali data menjadi kendala dalam melakukan analisa, data yang kurang akan mengakibatkan solusi yang bias dari permasalahannya. Data yang terlalu detil akan menjadikan kita terjebak dengan terlalu banyak pertimbangan yang mengakibatkan analisa terlalu lama dengan solusi yang kecil.
Untuk menggambar current state map diperlukan data data kunci sebagai innisiaotr adanya idea improvement. Antara lain
1. Cycletime, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses sejumlah satu satuan material.
2. Customer demand, atau yang akan disebut dengan Takt Time, jumlah material yang diminta customer dalam setiap satuan waktu. Ditunjukkan dengan satuan waktu/satuan material.
3. Jumlah orang yang bekerja pada masing masing step proses.
4. Inventory value, jumlah inventory yang tersimpat dalam setiap inventory yang ada didalam proses. Inventory ini selanjutnya akan diconvert dalam satuan waktu, dengan cara dibandingkan dengan kebutuhan customer.
5. Physical avalaibility, data reliabilitas equipment yang digunakan.
6. Used of availability, data penggunaan equipment dari PA yang ada.
7. Reject rate, data kerusakan yang muncul dari masing masing proses.
8. Data yang lain yang sekiranya kritikal dari proses tersebut, misalnya indikasi adanya bottle neck, inventory atau adanya proses yang khusus. Hal ini sering kali diperoleh selama walk plant trough dan diskusi.
Setelah persiapan sudah terlaksana dan data awal sudah diperoleh, proses berikutnya adalah design current state map.

Reff. Learning to see, by Mike Rother, John Stock

Dari teori ke praktek (1)

Artikel oleh : budiman

Setelah diakuisisinya sebagian besar saham perusahaan induk kami oleh perusahaan terbsesar kedua didunia, menjadikan kami mau tidak mau sebagai bagian dari suatu sistem baru dari pemilik kami yang baru.

Terlepas dari dampak negatif yang muncul, ada suatu catatan yang patut menjadi pembelajaran baru bagi kami. Kami sedikit banyak mengetahui sistem kerja mereka, tentu tidak semua hanya sebagian kecil saja. Mereka memiliki suatu departement yang dikhususkan untuk meningkatkan effiesensi di mana-mana, semacam business improvement kalau ditempat lain.

Kami pun dibentuk menjadi suatu tim kecil...
di perusahaan kami atas dasar inisiatif untuk meningkatkan efisensi di tempat kami bekerja saat ini. Tentunya ujung-ujungnya adalah untuk penghematan uang. Mengeluarkan uang lebih sedikit dan mendapat keuntungan sebesar-besarnya. Begitulah hukum ekonomi dari dulu sampai sekarang.

Sebelum kami melakukan pekerjaan kami untuk "mengumpulkan uang" yaitu melakukan identifikasi di semua bagian untuk mencari opportunity-opportunity saving cost, kami dibekali dulu dengan training oleh seorang kanada yang sudah lebih dari 25 tahun berkecimpung di dunia lean system.

Kami dibekali dua tools yang sangat powerful yaitu VSM dan VAFA. VSM adalah kependekan dari Value Stream Mapping sedangkan VAFA adalah kependekan dari Value Added Flow Analysis. Apa itu VSM dan VAFA? Anda bisa mengikuti artikel berseri yang dibuat oleh salah satu anggota kami yaitu Arif Savuwan.
Klik disini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai VSM dan VAFA.

Salah satu flow yang kami analisis adalah main proses dari produksi kami yaitu dari mulai bahan mentah hingga barang jadi, bahkan sampai pengapalan. Memerlukan beberapa pertemuan dengan banyak pihak terkait di masing-masing proses yang dilewatinya dan berjam-jam menganalisis untuk mendapatkan opportunity saving cost pada masing-masing prosesnya.

Proses dimulai dengan menemui masing GM di area masing-masing untuk berdiskui mengenai Value Stream yang ada di departement nya. Sekali lagi apa itu Value Stream, anda dapat mengikuti artikel berseri yang ditulis oleh Arif Savuwan.

Kemudian kami menganalisis masing-masing value stream yang ada dan menentukan value stream mana yang akan kami dalami dan analisis. Kenapa kami lakukan hal ini? Kami diberi waktu tiga bulan sebagai langkah awal untuk mendapatkan saving cost dengan jumlah tertentu dari apa yang kami lakukan, sehingga kami terpaksa harus memilih value stream mana yang kira-kira terdapat opportunity-opportunity untuk mendapatkan saving cost.

Pertemuan selanjutnya kami memanggil manager area dari value stream yang sudah kami pilih.Dalam pertemuan ini kami menggali flow process, value, cycle time, takt time, value added time, non value added time, dan data-data lainnya. Hasilnya adalah apa yang kami sebut dengan Current State Map. Jika istilah-istilah diatas masih asing ditelinga anda, maka saya sarankan anda membaca artikel berseri yang ditulis oleh Arif Savuwan.

Gambar dibawah ini adalah suasana ketikapembuatan Current State Map. Anda akan mengetahui lebih banyak mengenainya pada artikel berikutnya.

Selanjutnya akan saya ceritakan apa yang kami lakukan setelah membuat Current State Map.

Tools untuk mengeliminasi waste (2): Buffer Stock dan Safety Stock

Artikel oleh: budiman

Kepana kita harus mengenal apa itu buffer stock dan safety stock.

Pelanggan adalah segalanya. Pelanggan harus didahulukan. Ketika mereka memesan produk kepada kita, kita harus bisa menyediakannya atau kita akan kehilangan mereka. Ketika karena sesuatu hal anda tidak bisa memenuhi pesanan mereka, maka anda harus punya rencana cadangan untuk memenuhinya. Rencana cadangan anda adalah buffer stock dan safety stock.

Apa itu buffer stock?

Stock yang kita buat untuk menanggulangi perubahan permintaan pelanggan. Jika dalam suatu process besar, maka bufer stock adalah finished good anda.

Apa itu safety stock?

Stock yang kita buat untuk menanggulangi adanya kerusakan tidak terduga pada alat-alat kita yang membuat kita tidak beroperasi. Safety stock sebaiknya disimpan dalam suatu area yang terkunci. Suatu prosedure harus diterapkan untuk mengatur penggunaan safety stock dan harus tercatat. Safety stock juga harus dirotasikan dengan produk yang baru untuk menanggulangi masalah umur produk.

Siapa yang harus melakukan?

Penghitungan berapa jumlah safety stock dan buffer stock harus dihitung oleh suatu team yang terbentuk bersama orang dari bagian planning material dan disetujui oleh level managemant atas.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan hal ini?

Biasanya butuh beberapa jam untuk mengumpulkan informasi dan melakukan penghitungan jumlah safety dan buffer stock. Dalam pertemuan ini gunakan sebagai forum diskusi. Untuk penerapannya mungkin memerlukan beberapa jam atau hari,tergantung fokus team.

Buffer stock dan safety stock harus diadjust secara berkala menyesuaikan dengan data performance dan permintaan pelanggan aktual.

Bagaimana cara melakukannya?


1. Pilih suatu proses dimana pernah mengalami kekurangan stock/produck.
2. Analisa proses -proses sebelumnya dan rata-rata down time.
3. Jumlah safety stock harus memperhitungkan rata-rata down time tersebut.

Bagaimana menentukan buffer stock?

1. Pilih salah satu produk.
2. Ambil data variasi permintaan pelanggan dalam 2 sampai 3 bulan.
3. Catat permintaan tertinggi. Kurangi dengan rata-rata permintaan perhari. Maka anda mendapatkan buffer stock anda.
Contoh:
Jika permintaan tertinggi adalah 1000 dan rata-rata permintaan adalah 800, maka buffer stock anda adalah 200.

Bagaimana menentukan safety stock?
Perhitungan safety stock harus berdasarkan perkiraan jumlah donwntime proses dan resiko yang bersedia diterima oleh perusahaan anda.

Catatan:
1. Safety stock dan buffer stock harus ditempatkan ditempat terpisah. Tercatat pengisian dan pengambilannya.
2. Safety stock harus terkunci.
3. Harus diingat,safety stock dan buffer stock adalah merupakan kompromi terhadap lean sistem.
Bagaimanapun juga harus dicari cara terus menerus untuk menghilangkan stock tersebut.
4. Membuat safety dan buffer stock juga akan menghindarkan adan dari melakukan overtime.
5. Safety stock dibuat untuk menjaga pelanggan internal, sedangkan buffer stock untuk menjaga pelanggan luar.

Disadur bebas dari The Lean Pocket Guide

Value Stream Mapping series (2)

Setting context
www. Businessimprovements.blogspot.com

oleh A. Savuwan

Proses yang pertama dalam merencanakan improvement tentunya adalah dengan menentukan tujuan yang diinginkan dari improvement. Tujuan ini sangat penting untuk menuntun kita kedalam bagaimana dan cara yang tepat dalam melaksanakan improvement. Dasar melakukan improvement tentunya harus dikembalikan pada value dari masing masing stream yang diinginkan customer, sehingga improvement tidak salah arah dan tidak merugikan customer. Value stream mapping adalah tools yang sangat kompeten untuk menghilangan waste (sampah) dalam value stream yang kita tentukan.

Menghilangkan sampah
Improvement bisa kita lakukan dengan menganalisa proses sehingga kita mendapatkan penghematan dari proses kerja. Penghematan pada proses akan langsung menghasilkan value baik dalam penghilangan proses ataupun menghilangkan potensi kita harus mengeluarkan uang (cost avoidance). Waste sering kali dikenal dengan istilah “TIMWOOD”

T unnecessary transportation
Adalah waste yang muncul dalam proses produksi yang memerlukan transportasi yang bolak balik, hal ini karena layout area kerja yang tidak bagus. Selain itu juga karena lokasi kerja yang berjauhan, pengiriman yang berulang dan berlebihan.

I Over inventory

Terdapat beberapa type inventory berdasar tujuan adanya inventory tersebut.
- Buffer stock, inventory yang ditujukan untuk mengatasi fluktuasi dari permintaan customer. Customer seringkali tidak memberi permintaan yang pasti dan jumlah yang tetap, sehingga diperlukan buffer untuk mengcover hal ini.
- Safety Stock, adalah inventory yang ditujukan untuk cover karena kita tidak yakin dengan kepastian supply dari proses sebelumnya dan reability dari peralatan kita. Misalnya supplier harus menempuh puluhan kilometer untuk sampai ditempat kita, kemudian peralatan yang sudah tua dan sering rusak.
- Work in progres, inventory yang adalah dalam proses produksi itu sendiri, dalam hal ini untuk proses yang panjang seringkali memiliki WIP yang banyak pula.
- Finish good, adalah inventory produk finish kita dengan standar kualitas sesuai yang inginkan customer.
Dalam konsep lean proses inventory harus dikurangi, disini kita akan mendapat potensi improvement proses mengingat kita harus mengupgrade reliabilitas dari peralatan kerja, supplier supply dan customer.

M Motions
Proses kerja memerlukan step by step proses kerja dan seringkali proses ini harus berpindah tempat (meja). Pemindahan yang berulang apalagi dengan jarak yang berjauhan akan menimbulkan waktu dan effort yang berlebihan. Approval yang berbolak balik juga menjadi indikasi adalam over motions.

W Waiting.
Menunggu adalah pekerjaan yang tidak menguntungakan, hal ini sering kita temui. Perbedaan kecepatan proses (Cycle time) antar proses kerja menjadi sumber adanya waiting.

O Overproduction
Produksi yang berlebihan akan menimbulkan inventory, waiting dan potensi produk defect yang tidak terkontrol. Produksi harus diatur sesuai dengan ritme yang dinginkan oleh customer, sehingga produksi hanya akan menghasilkan sesuai permintaan customer.

O Over processing
Kualitas memang sangat penting untuk kelangsungan bisnis, namun kualitas yang berlebih juga akan menimbulkan cost yang berlebih dan tentunya ini akan menjadikan overcost yang tidak diinginkan oleh customer.

D Defect.
Tentukan cacat produk tidak dinginkan oleh customer, cacat yang tidak terkontrol berawal dari produksi yang berlebihan dan pengontrolan kualitas yang tidak menyeluruh.
Daftar waste diatas dapat menjadikan arahan bagi kita semua untuk memulai melihat dimana adanya potensi improvement. Pemahaman mengenai waste ini harus selalu diberikan kepada team member sehingga team member lebih fokus dan paham mengenai apa yang akan dicapai.

Penentuan team member
Team member akan sangat penting untuk keberhasilan dalan menganalisa suatu proses, team member level akan mempengaruhi detail level dari analisa. Team member dilevel operational di department akan sangat mudah dan detail dalam menggali detail proses. Team member pada level management akan melihat proses secara big picture dan akan menghasilkan gambaran luas mengenai proses dari supplier ke customer. Management diperlukan dalam proses analisa ini agar team memperolah komitmen dari management dan gambaran besar rencana bisnis yang akan ditempuh management.
Value stream setting context melibatkan team member dari level managerial dengan tujuan :
- Managerial level dapat dengan mudah memahami tujuan analisa.
- Memberikan komitment atas pelaksanaan analisa dan hasilnya.
- Managerial level akan dapat menghubungkan departement satu dengan yang lainnya.
- Menyediakan resource yang diperlukan untuk analisa.
Demikian kita melakukan setting context dan memperoleh beberapa hal diatas team bisa melanjutkan pada proses persiapan current state map.

Tools untuk mengeliminasi waste (1): 5S (Sorting, Set, Shining, Standard, Sustain)

Artikel oleh: budiman

Setelah bertahun-tahun berkecimpung dalam dunia lean manufacturing, baik itu dengan training atau dengan mendatangkan konsultan, saya menyadari bahwa mereka yang melakukan process lean ini tidak terlalu dipraktekkan dalam pekerjaan sehari-hari mereka.

Artikel ini merupakan artikel berseri tentang bagaimana menghilangkan waste dan mengimpelentasikan lean manufacturing.

Standarisasi dan pengelolaan tempat kerja

Pada dasarnya 5S ini adalah pengelolaan housekeeping yang dilakukan secara teratur.

Kenapa Standarisasi dan pengelolaan tempat kerja harus dilakukan?
Untuk memastikan area kerja tetap bersih dan tertatur secara sistematis,memastikan keselamatan karyawan, dan menyediakan landasan untuk membangun sebuah system yang ramping.

Apa itu 5S?

S pertama adalah Sorting
Memisahkan yang diperlukan dari yang tidak diperlukan
S kedua adalah Set
Rencanakan tempat terbaik untuk men set/menempatkan barang secara teratur
S ketiga Shining
Membersihkan dan mengidentifikasi barang
S keempat Standar
Pembuatan dan penetapan standar untuk kebersihan
S kelima Sustain
Melakukan disiplin untuk memastikan S1 sampai S4 berjalan terus (sustain)

Siapa yang melakukan 5S?
Biasanya dibetuk suatu team sementara untuk memulai dan memonitor pelaksanaan 5S
- Semua kayawan harus ikut terlibat agar sistem ini efektif.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan?
Tergantung area. Masing-masing 'S' hanya memerlukan beberapa jam untuk pertama kali dan beberapa menit per hari per karyawan untuk menjaganya.

Apa manfaat 5S?
Menyediakan struktur dan urutan-urutan untuk pengaturan area kerja, susunan, dan kebersihan. Hal ini bisa dicapai dengan cara:
- Menetapakan satu tim yang mengontrol di masing-masing area kerjanya
- Membantu tim untuk tetap fokus pada penyebab dan penghilangan waste (pemborosan)
- Menetapkan standar housekeeping, gudang, dan komunikasi visual
- Mempersiapkan area kerja untuk pelaksanaan perampingan (lean)
- Memperlihatkan kepada customer bahwa area kerja yang bersih itu penting, dan akan tercermin pada kualitas produk.
- Meningkatkan moral pekerja dengan membuat area kerja yang aman, bersih, dan nyaman untuk bekerja.

Bagaimana melakukannya?

Bentuk tim yang beranggotakan dari berbagai seksi, dan ditetapkan pula area yang dipilih untuk penerapan 5S. Ingat karyawan yang bekerja di area tersebut adalah kunci kesuksesan proyek ini. 5S bisa diguna diseluruh organisasi baik itu di pabrik maupun di kantor.

A. Sorting semuanya dan pisahkan
Pada dasarnya langkah satu ini adalah mengeluarkan barang-barang disuatu area yang tidak digunakan dalam periode waktu tertentu atau barang-barang yang diperkirakan tidak akan pernah digunakan.
a. Tim menetapkan kegunaan suatu area sebagai dasar penetapan barang-barang yang penting pada langkah b.
b. Tim bersepakat terhadap barang-barang yang tidak seharusnya berada diarea yang dipilih.
c. Barang-barang tersebut selanjutnya ditandai (di tagging). Pada tagging misalnya di cantumkan informasi nama, tanggal, lokasi barang, alasan kenapa ditandai.
d. Barang-barang yang sudah ditandai kemudian dipindahkan ke stagging area yaitu tempat dimana keputusan mengenai barang-barang yang ditandai dilakukan)
e. Leader dan atau manager menetapkan pemindahan barang-barang sudah ditandai apakah dikembalikan ke area asalnya, dibuatkan lokasi baru, dibuang, atau diperbaiki.
f. Memulai menetapkan tempat terbaik untuk barang-barang lain yang tersisa.
g. Buat pengumuman seperti buletin board untuk karyawan yang lain memamerkan photo sebelum dan sesudah dilakukan sorting.

B. Set semuanya agar teratur dan set batasan batasannya
Sebuah tempat untuk semua, dan semua dalam tempatnya.
a. Mulai dengan melakukan perencanaan storage, penanandaan lantai, labeling dan mengidentifikasi semuanya.
b. Buat standar dari sebuah area penempatan. Semua barang harus diberi label, sehingga jelas dimana tempat seharusnya barang itu berada.
c. Awasi area tersebut untuk beberapa hari setelah implementasi untuk mendapatkan input atau jika ada masalah.

C. Shine /inspeksi dengan membersihkan
Bersihkan area. Pembersihan yang bagus diperlukan. Tetapi yang paling penting, dari sekarang, adalah pembersihan harus terlihat di form alat dan safety inspection.
Contoh form:
Task Location Who When Material Tools


D. Standarisasi
1. Pada sebuah form seperti contoh diatas, list area yang memerlukan pembersihan/inspeksi secara regular.
2. List juga dalam sheet yang sama frekuensi pembersihan/inspeksi yang dibutuhkan (harian, mingguan, bulanan)
3. Tetapkan siapa yang bertanggung jawab untuk kebersihan suatu area dan waktunya( pertimbangkan untuk merotasi orang yang bertanggung jawab).
4. Tempel skedule permbersihan area(sebaiknya di laminating).
5. Tempel photo sebelum dan sesudah pembersihan.
6. Jadikan photo setelah menjadi standar pembersihan bagi area tersebut.

Contoh list yang ada di form standar untuk inspeksi:

Sudahkah anda sudah membersihkan alat-alat dari debu, lumpur atau oli?
Sudahkan anda mengembalikan alat-alat ke tempatnya?
Sudahkah anda mengembalikan inventory/sisa ke tempatnya?
dll

E. Sustain (keberlanjutan dengan melakukan inspeksi)
1. Merupakan tanggung jawab management untuk menjadikan standar di sett up, inspeksi sesuai standar, perkuat standar.
2. Perkuat standar dengan mengahragai jika standar dipenuhi, koreksi perilaku atau process jika tidak sesuai dengan standar

Kata kunci untuk diingat:
• 5 S harus menjadi bagian dari pekerjaan semua orang
• Semakin bagus anda melakukan S yang pertama, semakin sedikit yang harus anda lakukan di S yang kedua. Jadi jika anda melakukan S yang pertama, lakukan sampai tuntas, jangan terburu-buru.
• Fasilitator dan instruktur 5S yang terlatih harus memimpin project 5S yang pertama kali.
• Photo sebelum dan sesudah harus ditempelditempat yang mudah dilihat.
• Umumkan kesuksesan tersebut untuk meningkatkan kesadaran dan peningkatan yang cepat.
• Role management harus dibuat agar 5S tetap sustain

Lakukan, lakukan dan lakukan

Referensi: terjemahan bebas dari "The lean pocket guide"